Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Süreci Nasıl Yapılır

Kuruluşların sürekli gelişimini ve müşteri memnuniyetini sağlaması, etkin bir Kalite Yönetim Sistemi (KYS) ile mümkündür. Bu sistemin canlı kalması, standartlara uygunluğunun sürdürülmesi ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi için en kritik araçlardan biri iç tetkiktir. Peki, Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Süreci Nasıl Yapılır? Bu süreç, sadece bir gereklilik olmanın ötesinde, organizasyonun operasyonel mükemmelliğe ulaşmasında kilit rol oynar.

Bir iç tetkik, belirlenmiş standartlara, gerekliliklere ve organizasyonun kendi prosedürlerine uyumluluğu objektif olarak değerlendirme fırsatı sunar. Başarılı bir iç tetkik, potansiyel sorunları büyümeden tespit etmenizi, kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlamanızı ve genel performansınızı artırmanızı sağlar. Bu nedenle, iç tetkik sürecini doğru anlamak ve uygulamak, her KYS uygulayıcısı için hayati önem taşır.

İç Tetkikin Kapsamı ve Amacı

Kalite Yönetim Sistemi iç tetkikinin temel amacı, sistemin etkinliğini ve verimliliğini değerlendirmektir. Bu, organizasyonun belirlediği KYS politikalarına, hedeflerine ve ilgili standartlara (örneğin, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Semineri gibi eğitimlerle edinilen bilgiyle) ne kadar uyumlu olduğunu doğrulamak anlamına gelir. İç tetkikler, sadece uygunsuzlukları bulmakla kalmaz, aynı zamanda sistemin güçlü yönlerini de belirleyerek bu alanlarda daha fazla gelişim için fırsatlar sunar.

Bir iç tetkik, belirli bir süreç, departman veya tüm KYS için gerçekleştirilebilir. Kapsam, organizasyonun ihtiyaçlarına ve risk değerlendirmesine göre belirlenir. Amaç, şeffaf, objektif ve güvenilir veriler elde ederek yönetime sistemin mevcut durumu hakkında doğru bilgi sunmaktır. Bu bilgiler, daha sonra iyileştirme faaliyetlerinin planlanması ve uygulanması için temel oluşturur.

İç Tetkik Planlama Aşamaları

Başarılı bir iç tetkikin temeli, titiz bir planlamadır. Planlama aşaması, tetkikin kapsamını, hedeflerini, metodolojisini ve süresini belirler. Bu aşamada, tetkik edilecek departmanlar, süreçler ve gereklilikler detaylı olarak listelenir. Tetkik programı, hem yeterli zamanı sağlamalı hem de organizasyonun operasyonel akışını en az düzeyde etkilemelidir.

Planlama sürecinde dikkate alınması gereken önemli unsurlar şunlardır:

• Tetkik takvimi ve programı
• Tetkik ekibinin belirlenmesi (yetkin ve bağımsız olmaları önemlidir)
• Tetkik edilecek alanların ve süreçlerin tanımlanması
• Kullanılacak kontrol listelerinin ve dokümanların hazırlanması
• Tetkik raporlama formatının belirlenmesi
• Organizasyonun risk değerlendirmesi sonuçları

İç Tetkik Gerçekleştirme Teknikleri

İç tetkik gerçekleştirme aşaması, planlanan faaliyetlerin sahada uygulanmasıdır. Bu aşamada, denetçiler belirlenen yöntemlere göre bilgi toplar ve bu bilgileri analiz eder. Etkin bir tetkik, sadece belgelere bakmakla sınırlı kalmamalı, aynı zamanda gözlem, mülakat ve ölçümler gibi çeşitli teknikleri de içermelidir.

Kullanılan yaygın gerçekleştirme teknikleri şunlardır:

• Dokümantasyon İncelemesi: Prosedürler, talimatlar, kayıtlar ve diğer ilgili dokümanların incelenmesi.
• Gözlem: Süreçlerin ve faaliyetlerin yerinde gözlemlenmesi.
• Mülakat: İlgili personelle görüşülerek bilgi alınması ve anlayışın doğrulanması.
• Kayıtların İncelenmesi: Üretim kayıtları, bakım kayıtları, eğitim kayıtları gibi belgelerin incelenmesi.
• Ölçüm ve Testler: Gerekli durumlarda performans ölçümleri veya saha testleri yapılması.

Uygunsuzlukların Tespiti ve Raporlanması

İç tetkik sürecinin en kritik çıktılarından biri, tespit edilen uygunsuzlukların doğru bir şekilde raporlanmasıdır. Bir uygunsuzluk, bir gerekliliğin yerine getirilmemesi durumudur. Uygunsuzluklar, önemsizden kritiğe kadar farklı seviyelerde olabilir.

Raporlama süreci şu adımları içermelidir:

• Tespit edilen uygunsuzlukların net ve anlaşılır bir şekilde tanımlanması.
• Uygunsuzluğun hangi gerekliliğe aykırı olduğunun belirtilmesi.
• Uygunsuzluğun kanıtlarının sunulması (belge, gözlem notu, mülakat özeti vb.).
• Uygunsuzluğun potansiyel etkilerinin değerlendirilmesi.
• Raporun, yetkili yöneticilere ve ilgili departmanlara zamanında iletilmesi.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin Yönetimi

İç tetkik raporlarının en önemli amacı, tespit edilen uygunsuzluklar için etkili düzeltici faaliyetlerin (DF) başlatılmasıdır. DF, uygunsuzluğun kök nedenini ortadan kaldırmayı hedefler. Bu, sadece semptomları gidermek yerine sorunun kaynağına inmeyi gerektirir.

DF süreci genellikle şu adımları içerir:

1. Uygunsuzluğun kök nedeninin analizi.
2. Kök nedeni giderecek çözümün belirlenmesi ve planlanması.
3. Çözümün uygulanması.
4. Uygulanan çözümün etkinliğinin doğrulanması.

Sıkça Sorulan Sorular

Kalite Yönetim Sistemi iç tetkiki kim tarafından yapılmalıdır?

İç tetkikler, organizasyonun kendi iç denetçi personeli tarafından yapılmalıdır. Bu kişilerin ilgili KYS standartları, denetim teknikleri ve organizasyonun süreçleri hakkında yeterli bilgiye ve eğitime sahip olması gerekir. Bağımsızlık ve tarafsızlık ilkesi gereği, denetlenen süreçten sorumlu olmayan kişiler tercih edilmelidir. Bu nedenle, ISO 19011 İç Tetkik Sertifika Programı gibi eğitimler, denetçi yetkinliğini artırmada önemlidir.

İç tetkik sıklığı ne olmalıdır?

İç tetkiklerin sıklığı, organizasyonun büyüklüğüne, karmaşıklığına, kritik süreçlerine ve önceki tetkik sonuçlarına göre belirlenir. Genellikle, KYS standartları yılda en az bir kez tüm sistemin veya ana süreçlerinin tetkik edilmesini önerir. Ancak, yüksek riskli alanlar veya geçmişte sorun yaşanan süreçler daha sık tetkik edilebilir. Bu, ISO 9001:2015 Temel Kalite Yönetimi gibi standartların temel prensiplerinden biri olan risk bazlı yaklaşımın bir yansımasıdır.

İç tetkik süreci iyileştirmeye nasıl katkı sağlar?

İç tetkik süreci, KYS'nin sürekli iyileştirilmesi için temel bir mekanizmadır. Tespit edilen uygunsuzluklar ve gelişim alanları, iyileştirme projeleri için somut girdiler sağlar. Denetimler sırasında elde edilen veriler, süreçlerin verimliliğini, etkinliğini ve müşteri memnuniyetine katkısını anlamak için kullanılır. Bu bilgiler doğrultusunda yapılan iyileştirmeler, organizasyonun rekabet gücünü artırır ve daha iyi sonuçlar elde etmesine yardımcı olur. Kapsamlı bir kalite kültürü oluşturmak için, Toplam Kalite Yönetimi ve Kalite Yöneticiliği gibi alanlardaki eğitimler de faydalı olabilir.

Sonuç

Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Süreci Nasıl Yapılır sorusunun cevabı, planlamadan raporlamaya, uygunsuzluk yönetiminden sürekli iyileştirmeye kadar uzanan sistematik bir yaklaşımdır. Etkin bir iç tetkik, sadece standartlara uyumu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda organizasyonun kendi iç dinamiklerini anlamasına, zayıf noktalarını güçlendirmesine ve güçlü yönlerini daha da parlatmasına olanak tanır. Bu süreç, KYS'nin sadece bir dokümantasyon yığını olmaktan çıkıp, organizasyonun her seviyesinde değer yaratan yaşayan bir sisteme dönüşmesinin anahtarıdır.

Bu alandaki yetkinliğinizi artırmak ve en iyi uygulamaları öğrenmek için sunulan eğitimlere göz atabilirsiniz. İster temel düzeyde bilgi edinmek isteyin, ister iç denetçi sertifikası almak isteyin, Kalite ve Mühendislik Eğitimleri portföyümüz size en uygun çözümleri sunmaktadır.